До недавнего времени сложно было представить продуктивную работу сотрудников компании вне офиса. Чтобы иметь доступ к единой системе баз данных, было необходимо физическое присутствие сотрудников в офисе. Казалось, только так они могут взаимодействовать, выполняя работу для развития компании. Однако, жизнь вносит свои коррективы, и с 2020 года все больше организаций ищут возможность наладить удаленную работу. Перевод работников на такой формат позволяет не останавливать рабочие процессы и активно развивать бизнес даже в условиях физической изоляции. Владельцы компаний могут больше не опасаться репутационных рисков и финансовых потерь, связанных с простоями бизнеса. Достаточно интернета, правильно организованной работы сотрудников и принятого решения о переносе всех рабочих данных в облако.
Такой вариант, как удаленный офис в облаке, некоторым руководителям все еще кажется слишком прогрессивным. Но виной тому лишь недостаток знаний о виртуальной системе и ее преимуществах: неизвестно, как управлять сотрудниками, если не находишься с ними рядом, как организовать эффективную работу в удаленной среде.
CEO некоторых компаний рассматривают в качестве решения терминальное подключение к локальному серверу. Но для этого потребуется дорогостоящее оборудование, способное справиться с заложенными мощностями. Нужно будет поставить на него софт, подключить каждый рабочий стол, управлять системой и обслуживать ее в дальнейшем. Вариант с локальным сервером является довольно затратным и технически трудоемким. Кроме того, нет гарантии, что сервер справится с возрастающей нагрузкой. Оптимальной альтернативой является обращение к услугам провайдера за решением для IT-инфраструктуры. Поставщик сможет подобрать подходящее конкретной компании облачное решение, чтобы организация удаленной работы офиса прошла легко и быстро, а бизнес вскоре ощутил все его преимущества.
В наше время руководители компаний должны быть готовы к любым вызовам, но также важно принять все необходимые превентивные меры. Такие проблемы как отключение интернета, поломка размещенного в офисе физического оборудования не затронут компанию, которая использует пространство в облаке.
Именно поэтому многие предприниматели, в процессе организации эффективной удаленной работы, размещают инфраструктуру на оборудовании провайдера. В таком случае сервер находится в дата-центре поставщика услуг, который будет обеспечивать безопасность конфиденциальной информации.
Чтобы все размещенные в облаке данные были надежно защищены, необходимо выбрать надежного провайдера с хорошей репутацией. Это важно еще и потому, что в дальнейшем вам придется доверить поставщику услуг не только защиту данных компании, но и некоторые административные моменты:
организация бесперебойной работы оборудования, контроль рабочих нагрузок и исправности подключения серверов к сети, электричеству;
бесперебойный доступ к ресурсам;
организация стабильного сервисного сопровождения, с возможностью связаться со специалистами.
На выделенном сервере размещаются требуемые для работы приложения и программы. Главным плюсом дистанционной работы в виртуальном офисе является тот факт, что команда может трудиться в привычном режиме, с хорошо знакомой системой, в единой среде. Единственное изменение — каждый работник компании будет находиться у себя дома. Возможно, поначалу отсутствие в жизни физического офиса, необходимости добираться на работу, будут вызывать непривычные ощущения у работников. Но затем, сотрудники прочувствуют все плюсы такого формата, когда не нужно тратить деньги на дорогу, рабочее пространство будет в разы комфортнее, а в сутках станет на несколько свободных часов больше, ведь “путь” на работу будет занимать 5–10 минут.
Зайти в виртуальный офис можно с любого ПК или ноутбука, благодаря использованию программы-клиента, которая аккумулирует данные на удаленном сервере. Провайдер отвечает за информационную безопасность, для чего применяет современную систему шифрования данных. Аренда сервера несет владельцам бизнеса и самой компании определенные плюсы, считается надежным и выгодным решением.
Не нужно заниматься установкой физического оборудования, его техническим сопровождением и обновлением машин. Не придется также оплачивать аренду помещения, тратиться на коммунальные услуги. Содержание виртуального офиса обходится в разы дешевле. Высвободившийся бюджет можно вложить не в покупку дорогостоящего оборудования и оплату обслуживающих его специалистов, а в развитие компании.
Можно выбирать софт, исходя из меняющихся потребностей бизнеса. Работа на удаленном сервере предполагает не только использование приобретенных лицензированных программ, но и аренду лицензии программного обеспечения, которые предлагает провайдер. ПО можно выбирать в зависимости от проекта, особенности ведения бизнеса и направленности компании.
Доступность, возможность работать из любой точки земного шара, без привязанности к рабочему месту. Зайти в виртуальный офис можно с любой операционной системы и девайса, просто авторизовавшись в личном кабинете.
Безопасность данных. Доступ открыт только тем пользователям, у которых имеется на то специальное разрешение.
Обеспечение круглосуточной поддержки. Можно не беспокоиться из-за перебоев в работе сети или отключения электричества. Обслуживание сервера, размещенного в дата-центре полностью возлагается на провайдера. Если у клиентов возникают вопросы, решить их можно легко и оперативно, связавшись с технической поддержкой компании-поставщика.
Облачное решение занимает лидирующие позиции как возможность легко и просто организовать дистанционную работу. Все больше компаний уходят в облако — туда переносится вся информация, программы, документы, вычислительные процессы. Вся инфраструктура компании, которая содержалась на локальном сервере, мигрирует в облако. После переноса корпоративных ресурсов, компания может сразу продолжать работу. Не нужно ничего настраивать и подключать, искать софт для резервного копирования.
Облачные услуги включают в себя создание виртуальных рабочих столов. То есть, сотрудники компании могут нормально взаимодействовать между собой и выполнять свои задачи, как будто находятся в офисе. Работники получают удаленный доступ к приложениям, а их рабочие столы будут привязаны к единому серверу. В облаке можно размещать все, что является важным и необходимым для продуктивной работы компании: почта, архивы, документы, системы и ПО, необходимые программы и приложения.
Миграция в облако не является сложным или трудоемким процессом, но состоит из нескольких этапов:
Выбор провайдера. Это должен быть надежный поставщик, с хорошей репутацией и необходимым спектром услуг.
Подготовка к переходу в облако, формирование персонализированного плана в соответствии с ситуацией в компании. Подбором облачного решения для вас занимается провайдер.
Миграция программ и приложений. Может выполняться как самостоятельно, так и с привлечением специалистов, которые хорошо знакомы со всеми нюансами.
Управление виртуальным сервером и техническая поддержка. Если IT-отделы освобождаются от обязанностей администрирования, эту функцию берут на себя провайдеры.
Облачные технологии являются доступным инструментом для организации удаленной работы компании. Именно облако позволяет перевести штат на удаленку, не снижая при этом темпа работы и эффективности сотрудников. Необходимость работать дистанционно не единственная причина, по которой компании переходят в облако. Есть и другие факторы:
Выгодные цены на предоставление облачных услуг, особенно по сравнению с закупкой дорогостоящего оборудования, которое теперь компании не понадобится.
Отсутствие необходимости привязки к одной локации. Можно работать на расстоянии, проводить видеоконференции и совещания, решать производственные вопросы.
Провайдеры используют для облачных серверов новейшие технологии, в том числе шифрование данных, что обеспечивает их полную сохранность даже при возможном сбое системы.
Удобное и понятное управление инфраструктурой.
Наличие готовых сервисов для бэкапа.
Возможность выбирать варианты хранилища.
Доступность дополнительных сервисов и базовых инструментов.
Гибкость и масштабирование. При использовании облачной модели клиент платит только за потребленные вычислительные ресурсы, не переплачивая за сервисы, которые вне нагрузки простаивают.
Возможности облачных технологий и выделенного сервера делают их подходящими для ведения практически любого бизнеса. Работа через безопасный удаленный доступ — это решение компаний, которые хотят оптимизировать работу, снизить затраты на аренду офиса и закупку оборудования. Международные организации просто не могут обойтись без удаленного офиса, чтобы быстро и безопасно обмениваться данными, поддерживать связь с партнерами, вести общие проекты. Какой формат доступа выбрать — сервер или облако — зависит от индивидуальных особенностей вашего бизнес-проекта и предъявляемых требований к организации удаленного офиса.
